Colaboración de TAMARA

“Tratar de gestionar un proyecto sin la gestión de proyectos es como tratar de jugar un partido de fútbol sin un plan de juego.” – Karen Tate

Si te gusta planear una fiesta de un amigo, un viaje de vacaciones con tu familia o un proyecto académico / profesional que tiene una fecha límite, o quizás quieres mejorar tus posibilidades de éxito en tus proyectos, entonces puedo garantizar que hay una gran posibilidad de que este artículo puede ser interesante para ti.

¡Al menos espero que sí!

¿POR QUÉ HE ELEGIDO ESTE TEMA?

Voy a comenzar con el motivo por qué decidí hacer el tema de gestión de proyectos. Mi padre fundó su empresa de gestión de proyectos hace treinta años y estoy orgullosa de decir que es una empresa internacional con éxito. Además, mi padre es mi modelo a seguir debido a su pasión, su ambición y su compromiso. Durante mi juventud, tengo que admitir que era muy difícil explicar a otros acerca de lo que mi padre realmente hace, te puedo decir que es un poco más complicado que ser un piloto o un periodista. Sin embargo, después de una práctica durante el verano en su empresa he aprendido lo que es la gestión de proyectos y naturalmente me interesé en él. ¡Puede ser genético!

MI OBJETIVO

Quiero mostrar cómo la gestión de proyectos es importante y útil, pero de una manera que es más fácil de entender.  Además quiero destacar la importancia de las “habilidades blandas“, es decir, las habilidades interpersonales que complementan las habilidades duras/técnicas (conocimientos) para jóvenes como nosotros.

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¿QUÉ ES UN PROYECTO?

Un proyecto es un conjunto de actividades destinadas a lograr un resultado específico dentro de un presupuesto establecido y en el marco temporal (tiene un comienzo y un final definidos).

¿QUÉ SIGNIFICA GESTIÓN DE PROYECTOS?

La gestión de proyectos incluye la planificación, organización, motivación y control de los recursos para lograr objetivos específicos. Permite centrarse en las prioridades, el rendimiento de la pista, superar las dificultades y adaptarse al cambio.

EJEMPLOS DE PROYECTOS EN LA ACTUALIDAD:

Proyectos de pequeña escala: una fiesta de cumpleaños, una luna de miel en las Maldivas, un proyecto de grupo para tu clase de Emprendimiento.

Proyectos de gran escala: Los grandes proyectos de transporte público, como la construcción de puentes y carreteras, así como los proyectos de extracción de petróleo y sistemas de información.

¿POR QUÉ ES IMPORTANTE PARA LA JUVENTUD?

Los proyectos se han convertido en una parte integral de la educación del estudiante en la escuela o la Universidad, sin importar sus futuros intereses profesionales. Además, los jóvenes son uno de los jugadores más activos en la comunidad. Se organizan, administran o participan en una variedad de proyectos de todos los tamaños ya estén preparando un examen, un proyecto académico, un viaje, una iniciativa de la comunidad o una celebración. Para un estudiante, la gestión de proyectos le ayudará a aprender priorización y programación de tareas múltiples e interrelacionadas.

La gestión de proyectos es una habilidad del siglo XXI, y no es sólo una habilidad profesional, sino un activo para toda la vida. La enseñanza de habilidades interpersonales a la juventud como la comunicación, la colaboración, la creatividad, resolución de conflictos, el liderazgo y el pensamiento crítico es importante ya que se sitúa fuera de los temas fundamentales de matemáticas, ciencias, historia, etc.

Además hay una demanda creciente a nivel mundial de jefes de proyectos en todos los sectores.

HABILIDADES BLANDAS EN GESTIÓN DE PROYECTOS:

1)    Comunicación

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Este “árbol del oscilación” del dibujo es una interpretación famosa sobre la ambigüedad de los proyectos. Una comunicación efectiva es importante para evitar los peligros de las barreras departamentales. Además esta tira cómica muestra cómo cuando todos en un proyecto tienen las mismas partes, si no ven lo que el otro está haciendo y si hay una falta de comunicación, entonces esto puede perjudicar los resultados exitosos.

2)    Liderazgo

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Entrenador de fútbol vs Jefe de Proyecto

En el fútbol, el éxito se define como una victoria. Los equipos ganan consistentemente cuando el entrenador es un buen líder. En la gestión del proyecto, el éxito se define como el alcance completo, entregado a tiempo y dentro del presupuesto. Los proyectos tienen éxito cuando el jefe de proyecto es un buen líder.

3)    Gestión del Tiempo

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Principio de Pareto

El Principio de Pareto es una predicción de que el 80% de los efectos provienen del 20% de las causas. Si puedes identificar qué esfuerzos obtienen los mejores resultados, entonces puedes concentrarte más en ellos y menos en lo que es una pérdida de tiempo. Esto le hará más eficiente, eficaz y productivo. En la gestión del tiempo, priorizar es la clave. Cada momento que pasas trabajando en una tarea que, en realidad tiene una importancia baja, mientras que las tareas de mayor importancia están esperando, entonces estás muy lejos de la regla 80/20. Este principio se puede aplicar a todo, es un poderoso principio de la vida y de trabajo inteligente.

Ejemplos:

• Como jefe de proyecto, por ejemplo, el 20% de las tareas producen el 80% de tus resultados.

• ¡El 20% de la ropa de tu armario se usa el 80% de las veces!

CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO

Imaginemos que tenemos un proyecto, y este proyecto puede ser un viaje con tus amigos a Barcelona y eres el jefe de proyecto. El plazo de este proyecto es el día de salida desde Madrid, que es dentro de un mes. Debido a la naturaleza temporal de los proyectos y su comienzo y final, voy a explicar cada etapa del ciclo de vida del proyecto con sus características.

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 1.    INICIACIÓN: ¿Por qué estamos haciendo esto?

  • ¿Estamos seguros de que queremos planear este viaje?
  • Grupos de Interés: yo, mis amigos, la agencia de viajes, la compañía de avión, el hotel, etc.
  • Objetivo del proyecto: lograr la planificación de un viaje de fin de semana a Barcelona.
  • Los miembros del equipo del proyecto: yo, Layal, Lana.

2.    PLANIFICACIÓN: ¿Qué, Cuándo, Quién y Cómo?

  • Alcance del proyecto: ¿Queremos ir para 1 o 2 noches? ¿Queremos incluir el desayuno en el plan de hotel? ¿Estamos de acuerdo?
  • Si tenemos que llegar en esta fecha, ¿cuánto tiempo tardaremos en llegar? Si tomamos el tren o el autobús, ¿tenemos que ir un día antes para llegar a tiempo? ¿Cuánto va a costar el billete de tren y el alojamiento en un hotel? ¿Cuánto necesitamos como dinero de bolsillo? ¿Qué calidad es la que buscamos? ¿Transporte y alojamiento de bajo coste? ¿Queremos comer comida rápida o gourmet?
  • ¿Quién va a hacer la reserva del hotel y tren?: tenemos que dividir las responsabilidades entre los miembros del equipo.
  • Tenemos la intención de comunicar cada 3 días (frecuencia) y la actualización sobre lo que está sucediendo, por correo electrónico o por teléfono.
  • Debido a los posibles riesgos, si estamos planeando para el futuro: ¿estamos seguros de que vamos a ser capaces de encontrar reservas para el hotel / tren?
  • Externalización: en vez de preparar las comidas, ¿queremos comer fuera? En lugar de un miembro del equipo que hace la reserva, ¿queremos una agencia de viajes?
  • Tenemos que equilibrar todo en nuestro plan y cómo puede afectar a nuestro presupuesto.
  • Tenemos que gestionar los intereses de todos los involucrados en el proyecto. Si Lana quiere ir a la playa mientras Layal está interesado en ver el partido FC Barcelona vs Real Madrid, entonces tenemos que gestionar y comprometernos

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3.    EJECUCIÓN: Vamos a hacer lo que habíamos planeado, tan pronto como haya un acuerdo.

4.    SEGUIMIENTO Y CONTROL: ¿Vamos por un buen camino? Si no, qué deberíamos hacer?

  • Es necesario asegurarse de que todo va según lo previsto. Si el hotel está completamente lleno, tenemos que volver atrás y hacer los ajustes y volver a planificar una alternativa.
  • Si los miembros del equipo querían excluir “desayuno”, entonces este debe ser ajustado
  • Tenemos que mantener el dinero de contingencia para emergencias en caso de que estemos obligados a utilizar un taxi en lugar del autobús para el transporte en Barcelona, por ejemplo.

5.    CIERRE

  • Cuando el proyecto esté terminado y volvamos a Madrid, compartimos lo que hemos aprendido de nuestra experiencia
  • En el futuro, es posible que tenga que utilizar el avión en lugar del tren y es posible que tengamos que evitar comer fuera.

CONCLUSIÓN

Los jefes de proyectos trabajan en un entorno que es sensible al tiempo y orientados a objetivos, por lo tanto, las habilidades blandas son tan importantes como las habilidades técnicas. Las habilidades interpersonales cruciales para los jefes de proyecto incluyen una fuerte comunicación, trabajo en equipo, el liderazgo, la planificación y la gestión del tiempo. Enseñar habilidades de gestión de proyectos juveniles significa prepararlos para un gran número de oportunidades que surgirán en su camino. Por otra parte, es evidente que la gestión de proyectos se puede aplicar a la vida diaria.

¿En tu opinión, cuál es la habilidad interpersonal más importante de un jefe de proyecto? ¿O cuál es la habilidad más importante para tener éxito?

(Sobre las imágenes: 1, 2, 3, 4 y 5 de elaboración propia, 6).

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